이기는 습관>> 프로세스를 정착시켜 조직의 역량을 상향평준화하라
*한 사람의 꿈은 꿈으로 남지만 만인의 꿈은 현실이 된다.. -칭기즈칸-
이기는 습관 1. 확립된 과정은 확립된 결과를 보장한다
– 적절한 시점, 정확한 지침, 가장 효율적인 라인의 검증을 거쳐, 가장 빠른 시간 내에, 가장 좋은 제품과 서비스를 창출해내는 게 ‘이기는 조직’의 경쟁력이다. 그러나 얼마나 많은 조직들이 한 번 한 일을 또다시 하고, 어딘가에 일일 몰려있거나 묶여 있고, 시간은 흘러가는데 결과는 안 나오고, 나는 아는데 너는 몰라서 서로 딴 짓을 하고 있는지 생각해보라.
– 확립된 프로세스가 구축되어 있다는 것은 결국 확립된 결과를 기대할 수 있다는 말과 같다.
이기는 습관 2. 세상은 프로세스의 힘으로 돌아간다
– 프로세스가 잡히면 모든 공정이 효율적으로 움직이고 경영은 더욱 투명해진다. 어디서, 누가, 무엇 때문에 일이 막히고 있는지 쉽게 파악이 될 뿐 아니라, 이로 인해 정확한 성과측정과 공정한 평가도 이루어질 수 있다.
– 프로세스 구축이 가져다주는 더 큰 소득은 전사적인 지식의 공유일 것이다. 아무것도 모른 신입직원이 들어와도 업무 프로세스 매뉴얼만 보면 일을 어떻게 시작해야 하는지, 어떤 과정을 거쳐 일이 진행되며, 누구의 조언과 결재를 받아 어떻게 일을 진행시켜야 하는지를 한 눈에 파악 할 수 있다. 결과적으로 불필요한 리스크도 사전에 방지되고, 코칭에 들이는 시간과 노력도 대폭 줄어든다.
이기는 습관 3. 합리적인 프로세스 수립은 어떻게?
1. 고객의 입장에서 역순으로 접근해야 한다.
– 프로세스를 구축할 때 저지르는 오류 중 하나는 조직 내부의 업무방식에만 초점을 맞춘다는 것이다. 그러다보니 모든 공정이 원활하게 진행되었다 하더라도 프로세스의 마지막 단계인 고객과의 접점에서 과부하가 걸리거나, 예상치 못한 문제가 발생하여 결국 기업의 경쟁력 강화와 고객만족이라는 성과는 물건너 가는 경우가 많다. 따라서 프로세스는 항상 고객의 관점에서부터 시작해야 한다는 점이다.
2. 모든 역할이 정확히 규정되어 있어야 한다.
– 하나의 프로세스에 관련되는 모든 참여자의 역할이 명쾌하게 규정되어 있어야 한다. 책임 영역, 언제, 누가, 어떤 활동을 할 것인지, 누구의 동의가 필요한지, 어떤 상급자의 결제나 검토가 필요하지까지 상세하게 규정되어 있어야 그 프로세스에 따라 용이하게 움직일 수 있다.
3. 누구나 보고 쉽게 이해할 수 있는 프로세스 맵이 필요하다.
– 신입 사원이 들어왔을 때 ‘메뉴얼’ 한 권만 읽어도 어지간한 업무는 파악할 수 있을 정도의 업무 프로세스 맵과 매뉴얼이 작성되어야 한다. 이후 브레인 스토밍을 통해 업그레이드해야 한다.
이기는 습관 4 지식공유로 역량을 상향평준화하라
– 조직은 ‘어떻게 하면 모든 사람이 더욱 쉽게, 불필요한 혼란 없이 업무를 할 수 있게 할 것인가’를 끊임없이 고민해야 한다. 그리하여 창의적인 발상이 더 높은 단계로 진화하도록 조직의 역량을 점점 상향평준화해야 한다. 아무리 좋은 전략도 직원들이 공유하지 못하면 전략으로서의 위력을 발휘할 수 없다.그렇다면 구축된 프로세스를 어떻게 공유할 것인가?
1. 말단 직원부터 CEO까지, 전사적으로 공유해야 한다.
– 조직 내부에 있는 모든 사람들에게 공감대를 얻어내야 함은 물론이고, 더불어 어느 누구도 예외없이 실행해가는 일사분란함이 필요하다. 조직의 업무가 마치 혈관을 타고 혈액이 돌 듯 정체없이 돌아가도록 내 업무와 다른 사람의 업무가 연관되어 있음을 알고 프로세스를 잘 준수해가야 이기는 습관으로 굳어져 조직이 발전할 수 있다.
– 또한 ‘이런 건 너무 형식적이다’, ‘꼭 이런 절차를 밟아야 하느냐’며 반감을 표하는 직원들도 있는데, ‘창의’란 자기만 튀는 것이 아니라 조직 전체가 발전할 수 있도록 기여하는 일임을 인식해야 하고, 기존의 프로세스를 잘 수행하면서 그곳을 더욱 더 개선할 수 있는 방법은 없는지 고민하는 사람이 진정으로 창의적인 사람이라 할 수 있다.
2. 처음부터 끝까지 꿋꿋하고 집요하게 준수한다.
– 업종이나 부서에 따라 세부적인 업무 내용은 달라질 수 있지만, 이 세상 어떤 조직, 어떤 일의 프로세스도 그 구조는 동일하다는 것이다. 작은 규모일수록, 규정이 명확하지 않은 일일수록, 시간투자 대비 생산성이 모호한 성격의 일일수록 프로세스 확립은 이기는 습관을 위해 더욱 더 필요하다. 그리하여 이를 통해 책임과 권한, 그리고 업무영역에 대한 이해를 충분히 해야만 리스크를 최소화 시켜갈 수 있다.
– 프로세스, 룰, 시스템이 확실히 구축된다면, 그 어떤 사람이 들어오더라도, 또 어떤 위기상황에 맞닥뜨리더라도 흔들림 없이 일관성을 유지하는 데 커다란 도움이 된다. 최적화된 프로세스에 구성원들의 힘이 모아진다면 그것은 강력한 집단적 파워를 발휘한다. 1+1=2가 아니라, 10 또는 20이 될 수 있는 것이 바로 프로세스의 힘이다.
왜 프로세스를 무시하고 전관이 전의의 일을 해?
<<한비자>>에 나오는 일화이다.
어느 날 왕이 옷을 벗고 깜박 잠이 들었는데, 마침 전의(典衣, 왕의 옷을 담당하는 신하)가 자리를 비웠기에 전관(典冠, 왕관을 담당하는 신하)이 옷을 덮어드렸다. 딴에는 잘한다고 한 것이다. 그런데 그 순간 왕이 깨어나 그 사실을 알고 전관과 전의를 모두 감옥에 집어넣었다.
이유인즉, 전의는 자신의 책임을 못한 것이 죄고, 전관은 자신이 일이 아닌 다른 일을 한 것이 죄명이었다. 왕은 만일 자신이 전관의 죄를 묻지 않으면 모든 신하들이 자신의 일보다 왕에게 잘 보이려고 더 돋보이는 일만 할 것이고, 그렇게 되면 본래의 각자 맡은 일들에서 문제가 생길 수 있다는 이야기다.
약속되고 공유된 일이, 적재적소에서 막힘없이 충실하게 흐르는 조직이야말로 프로세스화 된 ‘이기는 조직’이다.
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